Podatkowa księga przychodów i rozchodów - Dodatek nr 6 do Biuletynu Informacyjnego dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 5 (688) z dnia 10.02.2010

Zasady dotyczące prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Kto jest zobowiązany do prowadzenia podatkowej księgi?

Na podstawie art. 24a ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176; ostatnia zmiana w Dz. U. z 2009 r. nr 201, poz. 1541), zwanej dalej "ustawą o PDOF", osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

Ponadto, zgodnie z art. 24a ust. 2 ustawy o PDOF, obowiązek prowadzenia księgi dotyczy również osób:

1) wykonujących działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów,

2) prowadzących działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli osoby te zgłosiły zamiar prowadzenia tych ksiąg,

3) duchownych, które zrzekły się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.

Wskazane podmioty prowadzą podatkową księgę, jeżeli ich przychody z działalności gospodarczej, w rozumieniu art. 14 ustawy o PDOF, za poprzedni rok podatkowy nie osiągnęły co najmniej równowartości 1.200.000 euro w przeliczeniu na walutę polską według średniego kursu NBP obowiązującego w dniu 30 września roku poprzedzającego dany rok podatkowy.

Ponieważ średni kurs euro NBP z 30 września 2009 r. wyniósł 4,2226 zł/euro (tabela nr 191/A/NBP/2009), to wymienione powyżej podmioty, które w 2009 r. uzyskały przychody w kwocie niżej niż 5.067.120 zł, mogą w 2010 r. rozliczać się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Przypomnijmy, że na 2009 r. limit ten wynosił 4.089.960 zł.

Kogo nie dotyczy obowiązek prowadzenia księgi?

Jak stanowi art. 24a ust. 3 ustawy o PDOF, obowiązek prowadzenia księgi nie dotyczy osób, które:

1) opłacają podatek dochodowy w formach zryczałtowanych,

2) wykonują wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym,

3) wykonują zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim,

4) dokonują sprzedaży środków trwałych po likwidacji działalności.

Zwolnienie z obowiązku prowadzenia księgi

W warunkach określonych w § 7 rozporządzenia z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 152, poz. 1475; ostatnia zmiana w Dz. U. z 2007 r. nr 140, poz. 988), możliwe jest uzyskanie indywidualnego zwolnienia z obowiązku prowadzenia podatkowej księgi. Zawieszenie tego obowiązku jest dopuszczalne w przypadkach uzasadnionych szczególnymi okolicznościami, zwłaszcza takimi jak: rodzaj i rozmiar wykonywanej działalności, wiek oraz stan zdrowia podatnika.

Postępowanie w sprawie zwolnienia z obowiązku prowadzenia podatkowej księgi lub z poszczególnych czynności z zakresu jej prowadzenia jest wszczynane na wniosek podatnika.

 Zawiadomienie o prowadzeniu podatkowej księgi

Zawiadomienie o prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów należy złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca zamieszkania podatnika w terminie 20 dni od dnia jej założenia. Zawiadomienie to powinno mieć formę pisemną. Przy czym przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów obligują do spełnienia tego obowiązku podatników, którzy:

• rozpoczynają prowadzenie działalności gospodarczej albo

• w poprzednim roku podatkowym korzystali ze zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym lub prowadzili księgi rachunkowe.

Jeżeli działalność jest prowadzona w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych lub spółki partnerskiej, zawiadomienie to składają wszyscy wspólnicy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca zamieszkania każdego z nich (§ 10 ust. 2 i 3 ww. rozporządzenia).

ZWRACAMY UWAGĘ:

Zawiadomienie złożone przez podatnika w latach ubiegłych zachowuje ważność do czasu dokonania zmiany formy opodatkowania lub likwidacji działalności.

Jeżeli na zlecenie podatnika prowadzenie księgi zostało powierzone biuru rachunkowemu, podatnik jest obowiązany w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi, wskazując nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem (§ 8 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia).

Miejsce i okres przechowywania księgi

Miejsce przechowywania księgi

Podatkowa księga przychodów i rozchodów wraz z dokumentacją stanowiącą podstawę dokonanych w niej zapisów powinna stale znajdować się w miejscu wskazanym przez podatnika jako siedziba jego przedsiębiorstwa lub w miejscu wykonywania działalności. Szczególne regulacje odnoszą się do przypadków, gdy podatnik:

• prowadzi przedsiębiorstwo wielozakładowe,

• prowadzi działalność w zakresie handlu obnośnego lub obwoźnego,

• zleci prowadzenie podatkowej księgi biuru rachunkowemu.

Podatnik, który prowadzi przedsiębiorstwo wielozakładowe powinien prowadzić odrębne księgi w każdym zakładzie. Możliwe jest również prowadzenie przez takiego podatnika jednej księgi. W takim przypadku podatnik musi:

• przechowywać podatkową księgę w siedzibie przedsiębiorstwa,

• prowadzić co najmniej ewidencję sprzedaży w poszczególnych zakładach.

U prowadzącego działalność w zakresie handlu obnośnego lub obwoźnego księga powinna znajdować się w miejscu wykonywania tej działalności. Jeżeli podatnik prowadzi ewidencję sprzedaży, w miejscu wykonywania działalności musi znajdować się co najmniej ta ewidencja.

W razie powierzenia prowadzenia podatkowej księgi biuru rachunkowemu księga wraz z dokumentacją powinna być przechowywana w siedzibie biura, z którego usług podatnik korzysta. Obowiązkiem podatnika jest natomiast prowadzenie w miejscu wykonywania działalności ewidencji sprzedaży, chyba że podatnik ewidencjonuje obroty przy zastosowaniu kas rejestrujących w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej "ustawą o VAT".

Okres przechowywania księgi

Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Okres ten wyznacza art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.).

Przez księgi podatkowe należy rozumieć m.in. podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci (art. 3 pkt 4 O.p.). Natomiast upływ okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego następuje co do zasady po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 O.p.). Jest to okres minimalny, który może ulec wydłużeniu w związku z przerwaniem lub zawieszeniem biegu przedawnienia.

Zatem, podstawowy okres przechowywania księgi podatkowej oraz ewidencji, rejestrów i dokumentów związanych z jej prowadzeniem mija z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku rozliczanego na podstawie tej księgi. Ostateczny termin płatności podatku za 2009 r. przypada 30 kwietnia 2010 r., więc księgę podatkową za rok 2009 wraz z dowodami będącymi podstawą zapisów w tej księdze podatnik obowiązany jest przechowywać co najmniej do końca 2015 r.

Ewidencje prowadzone łącznie z księgą

Na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, podatnik może być zobowiązany do prowadzenia - łącznie z podatkową księgą przychodów i rozchodów - następujących ewidencji:

a) ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych - w przypadku gdy wykorzystuje w działalności środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne,

b) ewidencji wyposażenia - jeżeli wykorzystuje w działalności gospodarczej składniki majątku, których nie zaliczył do środków trwałych, a ich wartość przekracza 1.500 zł,

c) ewidencji sprzedaży, służącej do wpisywania przychodu nieudokumentowanego fakturami - w sytuacji gdy:

• zlecił prowadzenie księgi podatkowej biuru rachunkowemu (§ 8 ust. 1 pkt 2 ww. rozporządzenia),

• prowadzi przedsiębiorstwo wielozakładowe i posiada jedną księgę podatkową dla wszystkich zakładów - wówczas ewidencja ta powinna być prowadzona w poszczególnych zakładach (§ 9 ust. 3 ww. rozporządzenia),

• prowadzi handel obwoźny lub obnośny i w miejscu wykonywania działalności nie przechowuje księgi podatkowej (§ 9 ust. 6 ww. rozporządzenia),

• ewidencjonuje przychody w księdze podatkowej w terminie do 20. dnia następnego miesiąca (§ 30 ust. 3 ww. rozporządzenia),

d) kart przychodów pracowników - jeżeli zatrudnia pracowników i wypłaca im należności ze stosunku pracy,

e) ewidencji pożyczek i zastawionych rzeczy - gdy prowadzi lombard,

f) ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych - gdy prowadzi kantor.

Ponadto obowiązek prowadzenia innych dodatkowych ewidencji może wynikać z przepisów odrębnych, np. ewidencji przebiegu pojazdu, w przypadku używania przez podatnika dla celów prowadzonej działalności samochodu osobowego niewprowadzonego do środków trwałych, stanowiącego jego prywatną własność lub własność innej osoby (np. członka rodziny).