Poradnik VAT nr 15 (399) z dnia 10.08.2015

Ustanowienie pełnomocnika do spraw związanych z rozliczaniem podatku VAT

1. Czy podatnik może ustanowić pełnomocnika?

Za terminowe, jak i prawidłowe sporządzenie deklaracji podatkowych odpowiada podatnik. To on na podstawie prowadzonych ewidencji sprzedaży i zakupu ma obowiązek prawidłowo wyliczyć kwotę podatku należnego i naliczonego za dany okres rozliczeniowy i ustalić zobowiązanie podatkowe za ten okres bądź nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym. To podatnik ma też obowiązek złożyć w terminie deklarację VAT i uregulować kwotę zobowiązania podatkowego za dany okres.

Niemniej jednak, w sprawach formalnych, takich jak składanie deklaracji czy różnego rodzaju wniosków, jak i w razie kontroli czy postępowania podatkowego, podatnik może działać przez pełnomocnika.

Zgodnie z art. 137 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613 ze zm.) pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych.

W niektórych przypadkach – w sprawach mniejszej wagi – nie ma obowiązku udzielania pisemnego pełnomocnictwa, jeżeli pełnomocnikiem jest członek najbliższej rodziny podatnika i nie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu upoważnienia do działania w imieniu podatnika.

2. Rodzaje udzielonego pełnomocnictwa

Forma i tryb zgłoszenia pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji różnią się w zależności od tego, czy pełnomocnik ma podpisywać deklaracje składane w formie papierowej, czy wysyłane drogą elektroniczną. Wyodrębnia się bowiem dwa rodzaje upoważnienia, gdyż pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji papierowych nie uprawnia do podpisywania e-deklaracji i odwrotnie.

» Pełnomocnictwo do składania deklaracji papierowych

Upoważnienie do podpisywania rozliczeń papierowych należy sporządzić na piśmie lub zgłosić ustnie do protokołu. Wynika tak z art. 137 § 2 Ordynacji podatkowej. Z reguły jednak składane jest ono na piśmie. Upoważnienie to (jak i ewentualne zawiadomienie o odwołaniu pełnomocnictwa) należy złożyć w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach podatku, którego dana deklaracja dotyczy. Złożenie pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji wiąże się z obowiązkiem uiszczenia opłaty skarbowej, w wysokości 17 zł. Kwotę tę należy wpłacić w kasie lub na rachunek bankowy urzędu miasta właściwego ze względu na siedzibę organu podatkowego, w którym pełnomocnictwo jest przedkładane, zaś dowód uiszczenia przedmiotowej opłaty skarbowej lub jego uwierzytelnioną kopię należy dołączyć do pełnomocnictwa lub dostarczyć organowi podatkowemu w ciągu 3 dni od jego złożenia.

W związku z tym, że przepisy nie określają urzędowego wzoru udzielonego pełnomocnictwa, poniżej prezentujemy jego przykład.

Przy czym pamiętać należy, że w przypadku gdy podatnik rozlicza podatki w różnych urzędach skarbowych, a chce upoważnić wybraną osobę do podpisywania wszystkich deklaracji i zeznań związanych ze swoimi obowiązkami podatkowymi, odpowiednie pełnomocnictwo należy dostarczyć do każdego urzędu skarbowego.

Odpowiedź na powyższe pytanie jest twierdząca. Należy jednak wskazać, że właściciel biura rachunkowego nie może wystąpić we własnym imieniu o wydanie indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych w sprawie swojego klienta. Nie jest bowiem stroną postępowania interpretacyjnego, tzw. zainteresowanym. Nie ma natomiast przeszkód, aby właściciel biura rachunkowego złożył w jego imieniu – jako jego pełnomocnik – wniosek o wydanie indywidualnej interpretacji. Stosuje się bowiem w tym przypadku odpowiednio regulacje dotyczące pełnomocnictwa w postępowaniu podatkowym. Wynika to z art. 14h Ordynacji podatkowej. Z treści pełnomocnictwa powinno zatem wynikać, że właściciel biura rachunkowego posiada upoważnienie do wystąpienia w imieniu wnioskodawcy o wydanie indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych. Taki dokument – oryginał lub urzędowo poświadczony odpis – należy dołączyć do ww. wniosku.

» E-podpis pełnomocnika

Inaczej kwestia pełnomocnictwa przedstawia się w przypadku składania deklaracji w formie elektronicznej. Pełnomocnik, który ma podpisywać e-deklaracje w imieniu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, musi posiadać bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Ponadto, musi legitymować się odpowiednim upoważnieniem sporządzonym w formie papierowej na formularzu UPL-1.

Upoważnienie to należy złożyć w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach ewidencji podatników i płatników, co wynika z art. 80a § 2a Ordynacji podatkowej. Czynność ta nie wiąże się z obowiązkiem uiszczenia opłaty skarbowej.

Urzędem skarbowym właściwym w sprawach ewidencyjnych jest:

• dla podatników VAT niekorzystających ze zwolnienia od tego podatku – urząd skarbowy właściwy w sprawach podatku VAT,
   
• dla jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, korzystających ze zwolnienia z VAT – urząd skarbowy właściwy ze względu na ich siedzibę lub miejsce wykonywania działalności,
   
• dla pozostałych podatników będących podatnikami podatku dochodowego – urząd skarbowy właściwy w sprawach tego podatku,
   
• dla pozostałych podatników niebędących podatnikami podatku dochodowego – urząd skarbowy właściwy ze względu na ich miejsce zamieszkania lub siedzibę, a jeżeli nie mają miejsca zamieszkania lub siedziby w Polsce – Drugi Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście,

Formularze UPL-1 oraz OPL-1 dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl

Udzielone w ten sposób pełnomocnictwo powinno wpłynąć do urzędu skarbowego co najmniej jeden dzień przed wysłaniem pierwszej e-deklaracji. Nie obowiązuje bowiem ustawowy termin wprowadzenia danych pełnomocnika do systemu e-Deklaracje.

Zawiadomienie o odwołaniu – podobnie jak samo pełnomocnictwo – trzeba złożyć na specjalnym druku oznaczonym symbolem OPL-1. Składa się go również w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach ewidencji podatników i płatników.

Nie ma prawnych przeciwwskazań, aby ustanowić kilku pełnomocników do podpisywania dokumentów składanych drogą elektroniczną. W praktyce taką możliwość stosuje się przede wszystkim po to, aby zabezpieczyć się na wypadek, gdyby jeden z nich nie był w stanie przesłać deklaracji do urzędu skarbowego w obowiązującym terminie, np. z powodu choroby. Pamiętać jednak należy, że każda upoważniona osoba musi posiadać bezpieczny e-podpis i legitymować się formularzem UPL-1 wystawionym na swoje imię i nazwisko. Ponadto, dana deklaracja może być podpisana tylko przez jedną osobę i raz złożona.

3. Osoba odpowiedzialna za zobowiązania podatkowe

Ustanowienie pełnomocnika – choć w wielu przypadkach pozwala na uniknięcie przez podatnika szeregu obowiązków o charakterze formalnym – nie zwalnia jednak podatnika z odpowiedzialności majątkowej.

Uwaga

Odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe zawsze ponosi podatnik a nie osoba przez niego upoważniona.

W konsekwencji to podatnik, a nie pełnomocnik zobowiązany jest do uregulowania należnego zobowiązania podatkowego. Nawet więc wówczas gdy na deklaracji widnieje podpis upoważnionej księgowej, czy upoważnionego pracownika biura rachunkowego, a podatnik spisał odpowiednią umowę z biurem co do prowadzenia spraw podatkowych, to on a nie biuro odpowiada zarówno za terminowe, jak i prawidłowe rozliczenie podatków.

Z kolei odpowiedzialność pełnomocnika za ewentualnie popełnione błędy powinna być określona w treści pełnomocnictwa. Tego rodzaju odpowiedzialność podatnik będzie mógł wyegzekwować na drodze postępowania sądowego. Jest to jednak proces z powództwa cywilnego, który pozostaje bez znaczenia dla organów podatkowych, przed którymi stroną odpowiedzialną za zobowiązania podatkowe jest zawsze podatnik.