Wydatki z tytułu używania mieszkania na potrzeby prowadzenia działalności – czynsz, media, telefon

Powszechnym zjawiskiem jest prowadzenie działalności gospodarczej we własnym mieszkaniu, oczywiście o ile rodzaj i rozmiar działalności na to pozwala. W ten sposób podatnik unika wysokich kosztów wynajmu lokalu, a jednocześnie wydatki związane z eksploatacją mieszkania w części, w jakiej mieszkanie służy potrzebom prowadzonej działalności może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów.

Przy czym korzyści z rozliczania tych wydatków mogą odnieść tylko ci podatnicy prowadzący firmę w mieszkaniu, którzy wybrali jako formę opodatkowania skalę podatkową lub podatek liniowy. Podatnicy na karcie podatkowej lub opłacający ryczałt ewidencjonowany, nie mają prawa do stosowania kosztów uzyskania przychodów.

Ustawodawca nie wskazuje wprost, jakie wydatki w związku z używaniem prywatnego mieszkania na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Przy kwalifikacji tych wydatków do kosztów podatkowych należy stosować ogólną regułę, wyrażoną w art. 22 ust. 1 updof.

Podatnik powinien więc ocenić, czy dany wydatek został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i czy nie jest on wymieniony w art. 23 updof jako niestanowiący kosztu podatkowego. Równie ważne jest prawidłowe udokumentowanie poniesionego wydatku.

Czynsz, media, telefon

Czynsz

Zwykle na potrzeby działalności przeznaczona jest część powierzchni mieszkania. Podatnik powinien ustalić wówczas w m² powierzchnię zajmowaną na potrzeby działalności gospodarczej. Jest to potrzebne do obliczenia współczynnika udziału powierzchni przeznaczonej na prowadzenie działalności w ogólnej powierzchni mieszkania.

Przykład

Podatnik jest właścicielem mieszkania o powierzchni całkowitej 100 m². Z tego na prowadzoną przez siebie działalność gospodarczą przeznaczył 25 m². Pozostała część mieszkania służy prywatnym potrzebom jego i członków rodziny.

Udział procentowy powierzchni mieszkania wykorzystywanej w działalności gospodarczej wynosi 25%, co wynika z wyliczenia (25 m² : 100 m²) x 100.

Obliczony współczynnik posłuży do ustalenia wysokości czynszu przypadającego na powierzchnię mieszkania wykorzystywaną w działalności.

Przykład

Podatnik, o którym mowa w poprzednim przykładzie płaci miesięczny czynsz za mieszkanie w wysokości 600 zł.

Kwota czynszu podlegająca zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów wyniesie 150 zł (600 zł x 25%).

Aby tak obliczona kwota czynszu mogła być ujęta w podatkowej księdze, musi być właściwie udokumentowana. W tym celu podatnik ma obowiązek sporządzić dowód wewnętrzny, który powinien zawierać datę i podpis osoby, która dokonała wydatku, przedmiot operacji gospodarczej i wysokość poniesionego wydatku uznanego za koszt podatkowy. Podstawą sporządzenia dowodu wewnętrznego będzie tu dokument obejmujący całość opłat za czynsz, np. książeczka opłat czynszowych.

Kwotę czynszu przypadającą na powierzchnię wykorzystywaną w działalności gospodarczej księguje się w kolumnie 13 podatkowej księgi "pozostałe wydatki".

Media

Koszty uzyskania przychodów mogą obciążać także wydatki na tzw. media, czyli energię elektryczną, wodę, ścieki, gaz, wywóz odpadów, itp.

W przypadku rozliczenia kosztów mediów również może być zastosowany współczynnik udziału powierzchni przeznaczonej na prowadzenie działalności w ogólnej powierzchni mieszkania. W niektórych przypadkach taki sposób rozliczania może być jednak niekorzystny dla podatnika. Tak będzie np. gdy ze względu na rodzaj prowadzonej działalności zużycie mediów na potrzeby działalności będzie znacznie wyższe od zużycia na cele prywatne.

Przykład

Podatnik świadczy usługi kateringowe. Na potrzeby tej działalności przeznaczył 30% ogólnej powierzchni mieszkania.

Do przygotowania posiłków używa kuchenki elektrycznej, co powoduje, że zużycie prądu znacznie odbiega od przeciętnego.

Podatnik, biorąc pod uwagę czas pracy urządzenia, ustalił wskaźnik zużycia energii elektrycznej na potrzeby działalności w wysokości 80%.

Miesięczny rachunek za energię elektryczną wyniósł 900 zł. Podatnik uwzględni w kosztach podatkowych opłatę za energię w kwocie 720 zł (900 zł x 80%).

W celu udokumentowania poniesionych z tego tytułu kosztów należy sporządzić dowód wewnętrzny. Podstawą do sporządzenia tego dowodu będzie dokument obejmujący całość opłat (np. faktura wystawiona przez zakład energetyczny).

Koszty z tytułu zużycia np. prądu można też ustalić na podstawie wskazań licznika. W tym celu niezbędne jest jednak zainstalowanie odrębnych liczników dla pomieszczeń służących działalności gospodarczej. Podatnik ma wówczas możliwość ustalenia kosztów mediów faktycznie zużytych na potrzeby działalności gospodarczej.

Koszty mediów ewidencjonuje się w podatkowej księdze w kolumnie 13 "pozostałe wydatki".

Telefon

Przedsiębiorca korzystający z prywatnego telefonu do celów służbowych może poniesione z tego tytułu wydatki zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

W tym przypadku nie powinno być problemów z ustaleniem rzeczywistych kosztów, bowiem pomocnym będzie billing, czyli wydruk przeprowadzonych rozmów. Billing wraz z fakturą za telefon będzie podstawą do wystawienia dowodu wewnętrznego. Tak udokumentowaną wartość rozmów służbowych księguje się w podatkowej księdze w kolumnie 13 "pozostałe wydatki".

Abonament za prywatny telefon nie może obciążać kosztów uzyskania przychodów, mimo że podatnik korzysta z tego telefonu także służbowo. Abonament jest bowiem stałą opłatą, ponoszoną bez względu na to, czy w mieszkaniu jest prowadzona działalność gospodarcza. Inaczej byłoby, gdyby telefon był zarejestrowany na firmę i służył wyłącznie potrzebom tej firmy. Wówczas koszt abonamentu byłby kosztem podatkowym.