Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 2 (757) z dnia 10.01.2012

Zwrot pracownikowi kosztów używania własnego pojazdu do celów służbowych - wyrok WSA

(wyrok WSA w Szczecinie z 3 listopada 2011 r., sygn. akt I SA/Sz 515/11 - orzeczenie nieprawomocne)

W przedmiotowej sprawie pracownik wykorzystywał prywatny samochód do celów służbowych. Zakład pracy zobowiązał się pokrywać koszty używania tego pojazdu według obowiązujących stawek na podstawie przedkładanego przez pracownika rachunku i ewidencji faktycznie przejechanych kilometrów. Pracownik uznał, że zwrot poniesionych wydatków nie powinien podlegać opodatkowaniu. Pokrywa on bowiem wydatki związane z używaniem pojazdu (zakup paliwa, wymiana zużytych części) ze swojego dochodu, który już był opodatkowany. Gdyby uznać, że omawiany zwrot wydatków jest również opodatkowany, to ostatecznie dochody byłyby opodatkowane podwójnie.

Z takim stanowiskiem nie zgodził się jednak ani organ podatkowy, ani sąd, uznając, że zwrot pracownikowi kosztów używania prywatnego samochodu do celów firmowych wypełnia dyspozycję art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF:

"(...) Przede wszystkim zauważyć należy, iż w myśl art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychód ze stosunku pracy uważa się m.in. wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne, a taki charakter mają właśnie wypłaty z tytułu zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów używania własnego pojazdu dla potrzeb zakładu pracy. Chybionym jest (...) stanowisko skarżącego, iż z przepisu tego nie wynika, że zwrot tego rodzaju kosztów jest przychodem podlegającym opodatkowaniu. Użyte w nim sformułowanie: "wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne" jednoznacznie nakazuje zakresem tych wypłat objąć także wypłaty z tytułu zwrotu tych kosztów. Za takim, nieograniczonym zakresem przychodu ze stosunku pracy (służbowego, pracy nakładczej czy spółdzielczego stosunku pracy) przemawia też zawarty w art. 21 ust. 1 omawianej ustawy katalog zwolnień przedmiotowych odnoszących się również do przychodów ze stosunku pracy, w tym m.in. do przychodu z tytułu zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania stanowiących jego własność pojazdów dla potrzeb zakładu pracy, gdy obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw. (...)"

Od redakcji:

Stanowisko sądu należy uznać za słuszne. Zaznaczamy jedynie, że jeżeli pracodawca zwraca pracownikowi koszty używania prywatnego samochodu do jazd lokalnych na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu (tj. w kwocie wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów służbowych oraz stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu określonej w § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy; Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.), pracownik powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Ewidencja ta powinna być potwierdzona przez pracodawcę na koniec każdego miesiąca. Przepisy nie nakładają natomiast obowiązku przedkładania przez pracownika innych dokumentów potwierdzających wysokość poniesionych wydatków (faktur czy rachunków).

Zaznaczamy również, że na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PDOF wolny od podatku jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania własnego pojazdu dla celów zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw. Zwolnienie to dotyczy np. listonoszy czy pracowników służby leśnej. Oznacza to, że tylko w wyjątkowych sytuacjach zwolnienie to może mieć zastosowanie.