Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 33 (788) z dnia 20.11.2012

Obowiązki podatnika w związku z likwidacją jednoosobowej działalności gospodarczej

Likwidację działalności gospodarczej osoba fizyczna powinna zgłosić na formularzu CEIDG-1, składając wniosek o wykreślenie wpisu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Wniosek ten należy złożyć w terminie 7 dni od dnia zaprzestania działalności gospodarczej (datę tę wpisuje się w pozycji 16 formularza). Przedsiębiorca ma przy tym do wyboru: zgłosić wniosek bezpośrednio w urzędzie miasta (lub gminy), wysłać go listem poleconym (z notarialnie poświadczonym podpisem) bądź złożyć za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie internetowej CEIDG.

CEIDG przesyła odpowiednie dane zawarte w ww. wniosku do naczelnika urzędu skarbowego, rejestru REGON oraz ZUS.

Niemniej jednak, na przedsiębiorcy ciążą jeszcze inne obowiązki związane z likwidacją działalności gospodarczej, m.in. w zakresie rozliczeń podatkowych.

1. Rozliczenie podatku dochodowego od osób fizycznych

Obowiązek sporządzenia wykazu składników majątku pozostałych na dzień likwidacji działalności

Wszelkie składniki firmowego majątku, które pozostały na dzień likwidacji działalności gospodarczej, czyli środki trwałe, składniki wyposażenia, towary handlowe, materiały (surowce), itp. - przedsiębiorca ma obowiązek ująć w wykazie, który powinien zawierać co najmniej następujące dane:

• liczbę porządkową,
   
• określenie (nazwę) składnika majątku,
   
• datę nabycia składnika majątku,
   
• kwotę wydatków poniesionych na nabycie składnika majątku oraz kwotę wydatków poniesionych na nabycie składnika majątku zaliczoną do kosztów uzyskania przychodów,
   
• wartość początkową, metodę amortyzacji, sumę odpisów amortyzacyjnych,
   
• a w przypadku spółki niebędącej osobą prawną - również wysokość wypłaconych środków pieniężnych należnych wspólnikom z tytułu udziału w spółce na dzień wystąpienia lub likwidacji.

Obowiązek ten wynika z art. 24 ust. 3a ustawy o PDOF i dotyczy zarówno podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, jak i prowadzących księgi rachunkowe. Przepis ten stosuje się odpowiednio do podatników, którzy opłacają ryczałt od przychodów ewidencjonowanych lub kartę podatkową.

Co istotne - sam fakt sporządzenia ww. wykazu jest neutralny na gruncie podatku dochodowego (nie powoduje powstania obowiązku podatkowego).

Skutków w podatku dochodowym nie spowoduje również sytuacja, w której były przedsiębiorca będzie korzystał z objętego tym wykazem składnika majątku (np. samochodu) do swoich celów osobistych bądź przekaże go nieodpłatnie w formie darowizny innej osobie (w tym ostatnim przypadku znajdą zastosowanie przepisy o podatku od spadków i darowizn).

Sprzedaż składników majątku pozostałych na dzień likwidacji działalności

Jeżeli przed upływem sześciu lat (liczonych od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła likwidacja działalności gospodarczej) były przedsiębiorca sprzeda którykolwiek ze składników majątku pozostałych na dzień likwidacji, to uzyska przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej (art. 14 ust. 2 pkt 17 i ust. 3 pkt 12 ustawy o PDOF).

Dochód ze sprzedaży składników majątku pozostałych na dzień likwidacji działalności oblicza się jako różnicę pomiędzy przychodem z odpłatnego zbycia a wydatkami na ich nabycie, niezaliczonymi do kosztów uzyskania przychodów w jakiejkolwiek formie (art. 24 ust. 3b ustawy o PDOF).

W takiej sytuacji były przedsiębiorca powinien:

1) od dochodu (przychodu) uzyskanego ze sprzedaży składnika majątku, pozostałego na dzień likwidacji działalności gospodarczej, zapłacić zaliczkę na podatek dochodowy, obliczoną według takich samych zasad, jakie stosował w momencie likwidacji tej działalności,

2) przychody, koszty uzyskania przychodów i dochód (ewentualnie stratę) ze sprzedaży składnika majątku pozostałego na dzień likwidacji działalności wykazać w odpowiednim wierszu dotyczącym pozarolniczej działalności gospodarczej, zeznania podatkowego za rok, w którym doszło do tej sprzedaży; w zależności od formy opodatkowania, jaką podatnik stosował w stosunku do dochodów (przychodów) ze zlikwidowanej działalności gospodarczej będzie to zeznanie na formularzu PIT-36, PIT-36L lub PIT-28 (szerzej na ten temat pisaliśmy w Biuletynie Informacyjnym nr 22 z 1 sierpnia br., w artykule pt. "Sprzedaż składników majątku pozostałych na dzień likwidacji działalności gospodarczej").

Natomiast jeżeli podatnik dokona odpłatnego zbycia składnika majątku pozostałego na dzień likwidacji działalności gospodarczej już po upływie ww. okresu sześciu lat i transakcja ta nie nastąpi w wykonywaniu przez niego kolejnej działalności gospodarczej - to w takich okolicznościach przychód podatkowy nie powstanie.

Omawiane reguły nie dotyczą jednak przychodu ze sprzedaży:

• nieruchomości o charakterze mieszkalnym wykorzystywanych na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej, do których generalnie mają zastosowanie przepisy art. 10 ust. 1 pkt 8 lit. a)-c) ustawy o PDOF,
   
• składnika majątku pozostałego na dzień likwidacji działalności przez podatnika karty podatkowej, dla którego przychód ten jest neutralny podatkowo.

Spis z natury u podatnika, który prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów

Niezależnie od obowiązku sporządzenia ww. wykazu, przedsiębiorca, który rozlicza podatek dochodowy na podstawie zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów - powinien sporządzić i wpisać do tej księgi spis z natury (remanent) pozostałych na dzień likwidacji działalności towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, a także wyposażenia.

Zasady sporządzenia spisu z natury określają przepisy § 27-29 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 152, poz. 1475 ze zm.).

O zamiarze sporządzenia spisu z natury na dzień zakończenia działalności gospodarczej podatnik powinien zawiadomić pisemnie właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w terminie co najmniej 7 dni przed datą sporządzenia tego spisu.

Najpóźniej w terminie 14 dni od dnia zakończenia spisu z natury na dzień likwidacji działalności podatnik jest obowiązany dokonać wyceny składników objętych tym spisem (w tym wyposażenia), według cen zakupu.

Spis z natury wpisuje się do podatkowej księgi według poszczególnych rodzajów jego składników lub w jednej pozycji (sumie), jeżeli na podstawie spisu zostało sporządzone odrębne, szczegółowe zestawienie jego składników. Zestawienie to przechowuje się razem z księgą.

Dokonany na dzień likwidacji działalności spis z natury (po pomniejszeniu go o wartość wyposażenia) służy - jako remanent końcowy - prawidłowemu rozliczeniu dochodu uzyskanego za okres od początku roku podatkowego do dnia likwidacji działalności gospodarczej, z uwzględnieniem różnic remanentowych, o których mowa w art. 24 ust. 2 ustawy o PDOF.

Od tak obliczonego dochodu podatnik powinien zapłacić zaliczkę na podatek dochodowy za ostatni miesiąc (odpowiednio kwartał) prowadzenia działalności.

Dochód ten należy również wykazać w rocznym zeznaniu podatkowym PIT-36 lub PIT-36L.

Spis z natury u podatnika, który opłaca ryczałt ewidencjonowany

Zakończenie działalności przez podatnika, który opłaca ryczałt od przychodów ewidencjonowanych również wiąże się z koniecznością sporządzenia remanentu likwidacyjnego (niezależnie od obowiązku sporządzenia ww. wykazu składników majątku pozostałych na dzień likwidacji działalności gospodarczej).

W razie zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o likwidacji działalności gospodarczej, spisem z natury na dzień likwidacji należy objąć towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, wyroby gotowe, braki i odpadki, jak również rzeczowe składniki majątku związane z wykonywaną działalnością (niebędące środkami trwałymi) zaliczane do wyposażenia.

Zasady sporządzenia spisu z natury i jego wyceny określają przepisy art. 20 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. nr 144, poz. 930 ze zm.).

Dokonany na dzień likwidacji spis z natury podatnik powinien wpisać do ewidencji przychodów, według poszczególnych rodzajów składników lub w jednej pozycji (sumie), jeżeli na podstawie spisu zostało sporządzone odrębne szczegółowe zestawienie poszczególnych składników spisu. Zestawienie to należy przechowywać łącznie z ewidencją sprzedaży.

Wartość remanentu likwidacyjnego nie powiększa przychodu uzyskanego przez podatnika w miesiącu likwidacji i nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym (remanentu likwidacyjnego nie uwzględnia się również w rocznym zeznaniu PIT-28).

Podatnik karty podatkowej

Podatnik opodatkowany w formie karty podatkowej, o likwidacji działalności gospodarczej powinien w formie pisemnej zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego w terminie siedmiu dni (art. 36 ust. 1 pkt 2 i ust. 7 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym).

Zakończenie działalności przez podatnika karty podatkowej nie wymaga sporządzania remanentu na dzień likwidacji. Podatnik ma natomiast obowiązek sporządzić wykaz składników majątku pozostałych na dzień likwidacji działalności gospodarczej (art. 24 ust. 3a ustawy o PDOF w związku z art. 36 ust. 1a ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym).

W razie likwidacji działalności w ciągu roku podatkowego i zgłoszenia tego naczelnikowi urzędu skarbowego - podatek w formie karty podatkowej za ostatni miesiąc prowadzenia działalności pobiera się za okres do dnia zaprzestania działalności w wysokości 1/30 miesięcznej należności za każdy dzień (art. 33 ust. 3 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym).

2. Okres przechowywania dokumentów

Podatkową księgę przychodów i rozchodów, księgi rachunkowe, ewidencje oraz rejestry prowadzone do celów podatkowych, a także związane z ich prowadzeniem dokumenty - należy przechowywać do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wynika to z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej.

Generalnie, przedawnienie zobowiązania podatkowego następuje z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Oznacza to, że np. podatkową księgę przychodów i rozchodów, którą podatnik prowadził w 2012 r. oraz związane z tą księgą ewidencje i dokumenty należy przechowywać co najmniej do końca 2018 r.

Ordynacja podatkowa przewiduje bowiem okoliczności, w których wspomniany okres 5 lat ulega wydłużeniu (art. 68-71 O.p.).

Z kolei listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, płatnik składek (np. pracodawca) jest obowiązany przechowywać przez okres 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u tego płatnika (art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych - Dz. U. z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm.).

Natomiast kopie dokumentów rozliczeniowych przekazanych przez płatnika (np. pracodawcę) do ZUS od 1 stycznia 2012 r. należy przechowywać przez okres 5 lat (wynika to z art. 47 ust. 3c ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.). Jednakże w stosunku do dokumentów rozliczeniowych przekazanych do ZUS do końca 2011 r. obowiązuje okres ich przechowywania przez 10 lat.