Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 24 (959) z dnia 20.08.2017

Kara zapłacona z winy podwykonawcy a koszty uzyskania przychodów - interpretacja KIS

(interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 maja 2017 r., nr 1462-IPPB3.4510.65.2017.1.DP)

Stan faktyczny

W rozpatrywanej przez organ podatkowy sprawie spółka, zajmująca się świadczeniem usług spedycyjnych, zbierała zlecenia przewozowe (jako pośrednik) od zleceniodawców oraz wyszukiwała wykonawców do ich realizacji. Przedmiotem zleceń było najczęściej zorganizowanie całości transportu towarów, ewentualnie przechowanie towaru zgodnie z otrzymanymi zleceniami. Całość zleceń realizowana była wyłącznie poprzez podwykonawców. Spółka zleciła dostawę towaru podwykonawcy (przewoźnikowi), który nie wywiązał się z przyjętego na siebie zobowiązania. Ciężarówka z przewożonym towarem została zatrzymana przez służby celne innego państwa, gdyż zamiast części towaru zadeklarowanego w dokumentacji, przewożono papierosy. Za ten brakujący towar zleceniodawca wystawił notę obciążeniową, która została przez spółkę zaakceptowana (w celu zachowania dobrych relacji ze zleceniodawcą). Spółka podjęła kroki prawne zmierzające do uzyskania odszkodowania za poniesioną stratę od przewoźnika oraz do ustalenia osób winnych za zaistniałe uchybienia (sprawa została zgłoszona do prokuratury w związku z podejrzeniem popełnienia przestępstwa).

Spółka zapytała organ podatkowy, czy kara umowna za utracony towar może być uznana za koszt uzyskania przychodu, a jeśli tak, to w którym momencie: w dacie ujęcia dokumentu w księgach rachunkowych, czy w dacie zapłaty.

Spółka uważała, że przedmiotowa kara może zostać uznana za koszt uzyskania przychodu w dacie jej ujęcia w księgach rachunkowych. Organ podatkowy uznał stanowisko spółki za prawidłowe.

Stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej

Organ podatkowy przywołał art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o PDOP, na podstawie którego nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Organ podatkowy wskazał, że katalog wymienionych w tym przepisie wydatków obejmuje co prawda kary umowne i odszkodowania, ale nie są to wydatki, o których mowa w przypadku spółki. Także inne regulacje zawarte w art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP nie odnoszą się do sytuacji spółki. Nie przesądza to jednak automatycznie, że wydatek niewskazany w tym przepisie staje się kosztem uzyskania przychodów. A zatem do uznania, że kara, którą spółka została obciążona, może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów, niezbędne jest wskazanie, że koszt ten został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Organ podatkowy podkreślił, że ciężar prawidłowego udokumentowania wydatku i wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a uzyskaniem (zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła) przychodów spoczywa na podatniku. To właśnie podatnik musi wykazać, że poniósł koszt celowy i zasadny z punktu widzenia prowadzonej przez siebie działalności. Według organu podatkowego, konieczne jest każdorazowe dokonanie oceny, czy zapłacona przez spółkę kwota poniesiona została w sposób celowy. Należy więc zbadać, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, spółka zachowała należytą staranność i czy zapłata kwoty na rzecz kontrahenta będzie następstwem zdarzeń niezależnych od spółki. Tak będzie - zdaniem organu podatkowego - gdy spółka zawarła umowę z przewoźnikiem, z którego strony nie mogła się spodziewać niedotrzymania warunków umowy. Jak wskazał organ podatkowy:

"(...) Spółka zawarła umowę, w której jasno sprecyzowała, w jakich warunkach transport ma zostać wykonany. Ponadto należy zaakcentować, że Spółka zamierza utrzymać współpracę z kontrahentem, który w związku z poniesionymi kosztami wystawił na rachunek Spółki notę obciążeniową. Dalsza współpraca i osiąganie z tego tytułu przychodów mogą okazać się niemożliwe ze względu na odmowę uznania słusznie wystawionej noty obciążeniowej. Poniesienie kosztów wartości utraconego w transporcie towaru należy traktować w omawianej sytuacji jako warunek dalszego osiągania przychodów ze współpracy z kontrahentem i przesądza o racjonalności i celowości poniesionego wydatku. (...)"

Odpowiadając natomiast na pytanie o moment zaliczenia przedmiotowej kary do kosztów uzyskania przychodów, organ podatkowy uznał, że wydatku tego nie można powiązać z żadnym konkretnym źródłem przychodu, ma on natomiast wpływ na ogólną sytuację finansową podmiotu gospodarczego. Koszt ten (w przypadku wykazania racjonalności jego poniesienia) powinien być potrącany w dacie poniesienia.